Wichtige Mindesteinrichtung
Vor dem ersten Beleg: Die unverzichtbare Basiskonfiguration
Damit Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen rechtssicher erstellen, im ChromePDF-Layout drucken und direkt per E-Mail an Kunden versenden können, müssen vorab wenige fundamentale Grundeinstellungen vorgenommen werden. Nehmen Sie sich kurz 5–10 Minuten Zeit für diese Checkliste:
Firmenanschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, USt-IdNr. und Bankverbindung (IBAN/BIC) sind zwingend für rechtssichere Belege und Schlussrechnungen erforderlich.
Als Handwerksbetrieb verarbeiten Sie personenbezogene Kundendaten in der Cloud. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV gem. Art. 28 DSGVO) schützt Sie rechtlich ab und muss digital bestätigt werden.
Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch. Es wird automatisch im ChromePDF-Layout auf allen Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheinen platziert.
Hinterlegen Sie Ihren SMTP-Server für den direkten Belegversand an Kunden sowie IMAP für den Gesendet-Ordner. Ohne Mailserver ist kein E-Mail-Versand möglich.
Legen Sie Startnummern & Nummernformate für Angebote, Aufträge und Rechnungen fest, um Ihre bestehende Nummerierung lückenlos und GoBD-konform fortzuführen.
Legen Sie mindestens einen Mitarbeiter/Monteur an, um Aufträge zuzuweisen. Vergeben Sie Rollen & Rechte (z. B. Büroverwaltung oder Monteur für mobile Einsätze).
Prüfen Sie Standard-Mengeneinheiten (z. B. Std., Stk., m, pauschal) sowie Voreinstellungen für Standard-Belegart und Standard-Nummernmodus.
0. Vor dem Start: Basiskonfiguration
Bevor Sie Angebote und Rechnungen anlegen, richten Sie in den Systemeinstellungen Ihre Stammdaten ein: Firmendaten & Bankverbindung, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV gem. Art. 28 DSGVO) annehmen, Firmenlogo für das PDF-Layout, SMTP-Mailserver für den Belegversand sowie Startnummern für Ihre Nummernkreise.
Diese Mindestangaben sind gesetzlich erforderlich und stellen sicher, dass alle Belege sofort fehlerfrei gedruckt und per Mail versendet werden können. Zur Checkliste oben
1. Der Einstieg & Grundlagen
Daten einmal eingeben und für alles weitere nutzen – das spart richtig Zeit! Alle relevanten Angaben aus dem Angebot werden in den Auftrag und anschließend in die Rechnung übernommen. In der Zahlungskontrolle prüfen Sie dann die Zahlungseingänge. Das sorgt für einen effizienten Ablauf.
Sie können an jedem beliebigen Punkt einsteigen und überspringen, was Sie nicht benötigen. Änderungen sind jederzeit auch nachträglich möglich.
2. Das Angebot erstellen
Im Normalfall beginnen Sie im Dashboard mit dem Punkt Angebot. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche “neues Angebot”, oder Sie wählen ein schon erstelltes Angebot aus der Liste zur Weiterbearbeitung. Für die Benennung nutzen Sie am besten den vorgeschlagenen Zeitstempel oder UUI, Sie können aber auch manuell eine Nummer vergeben.
Die Eingabemaske bietet viele Optionen – füllen Sie nur die Felder aus, die Sie tatsächlich benötigen. Was nicht ausgefüllt ist, erscheint nicht im Dokument.
3. Adress- & Kundenverwaltung
Sie können flexibel zwischen Objektadresse und Rechnungsadresse unterscheiden (z. B. bei Mietwohnungen, wenn die Rechnung an den Vermieter geht). Auch bei E-Mail-Adressen lässt sich exakt differenzieren, wer Dokumente empfangen soll.
Mit „Kunde übernehmen“ fügen Sie angelegte Kunden mit einem Klick ein. Mit „Kunde abgleichen“ prüfen Sie den Bestand und übernehmen neue Kundendaten bei Bedarf direkt.
4. Beschreibung & Freigabe
Beschreiben Sie Ihr Angebot frei im Feld “Texte”. Nutzen Sie bei Standardtätigkeiten die „Zeitdisposition“ und „Warendisposition“, um diese später in den Auftrag und die Rechnung zu übernehmen. Unterschriften des Auftraggebers können direkt vor Ort elektronisch eingeholt werden.
Wichtig: Vergessen Sie nicht, das Dokument vor dem Verlassen über die grüne Diskettenschaltfläche unten zu speichern.
5. Status & E-Mail-Versand
Versenden Sie fertige Angebote über das Zahnradsymbol rechts in der Angebotsverwaltung. Das E-Mail-Symbol wechselt nach dem Versand von blau auf grün. Durch Statuswerte wie „offen“ oder „weitere Arbeiten erforderlich“ ändert sich die Farbe zu rot oder gelb, damit Sie den Überblick behalten.
Zusätzliche Detailinformationen erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus auf die Einträge in der Spalte Status zeigen.
6. Auftragserstellung
Angenommene Angebote führen Sie über das Aktionen-Menü ganz rechts automatisch als Auftrag weiter (die Schritte werden vorab angezeigt). Möchten Sie vorab Anpassungen vornehmen oder keine automatische Bestätigung senden, nutzen Sie einfach das Ausklappmenü zur Dokumentenart oben links in der Maske.
Mit dem Ausklappmenü können Sie die Dokumentenart flexibel ändern, z. B. um Aufträge zu kopieren und als Angebot weiterzuführen.
7. Team & Mitarbeiter zuordnen
Nach der Weiterführung liegt der Auftrag in der Auftragsverwaltung. Hier ordnen Sie die ausführenden Mitarbeiter zu. Um Mitarbeiter auszuwählen, müssen diese zuvor in der Config unter „Mitarbeiter“ angelegt worden sein.
Zudem können Sie den Mitarbeitern unterschiedliche Benutzergruppen zuweisen, um Zugriffsrechte (z. B. für den Außendienst) passgenau zu beschränken.
8. Rechnung & DATEV-Schnittstelle
Nach Abschluss des Auftrags führen Sie diesen als Rechnung weiter. Sie haben jederzeit die Option, Abschlags- oder Korrekturrechnungen zu erstellen. Geldeingänge überwachen Sie bequem im Bereich Zahlungskontrolle.
Für die reibungslose Übergabe der Buchhaltungsdaten an Ihren Steuerberater bieten wir einen integrierten DATEV-Upload an.
9. Wartungen & Google Kalender
Wiederkehrende ähnliche Arbeiten verwalten Sie effizient in der Wartungsverwaltung. Nicht ausgeführte Positionen können einfach mit der Menge 0 versehen werden, anstatt sie jedes Mal mühsam neu zu erstellen.
Verknüpfen Sie Ihren Google-Kalender, um rechtzeitig an anstehende Termine erinnert zu werden, Termine abzustimmen und Aufträge direkt zu generieren.
Tipp: Mehrere Bildschirme
Für die Arbeit im Büro hat sich der Einsatz von zwei oder mehr Monitoren pro Arbeitsplatz bestens bewährt. So behalten Sie parallel E-Mails im Blick, während Sie in einem anderen Fenster Angebote bearbeiten oder Rechnungen erstellen.
Der bessere Überblick spart Klicks, minimiert Fehler und sorgt für deutlich mehr Freude beim Arbeiten!