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Online Auftrags- &
Rechnungsverwaltung

Die Komplettlösung für Handwerk und Mittelstand.
Einfach, sicher und direkt einsetzbar.

  • E-Rechnung (ZUGFeRD & Order-X): Generiert automatisch gesetzeskonforme elektronische Rechnungen und Belege.
  • Kunden & Google Contacts: Zwei-Wege-Sync aller Rufnummern direkt aufs Smartphone.
  • Google Kalender & IDS Connect: Live-Termin-Synchronisation und 1-Klick-Import von Materialkörben.
  • Höchste Sicherheitsstandards: 2FA / MFA Schutz & GoBD- und DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland.
Gesetzlich konform ab 2025/2026

Automatische E-Rechnung ohne Zusatzaufwand

In Deutschland gilt ab dem 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Unsere Software erzeugt beim Erstellen von Rechnungen automatisch ein gesetzeskonformes Hybrid-PDF mit strukturierten XML-Daten (**ZUGFeRD 2.2 / Factur-X & XRechnung**). Sie müssen keine Zusatzsoftware installieren und versenden Belege einfach GoBD-konform per Knopfdruck.

Alle Funktionen an einem zentralen Ort

Merlinsystem verbindet effiziente Büroarbeit mit modernster mobiler Abwicklung auf der Baustelle.

E-Rechnung (ZUGFeRD & Order-X)

Generieren Sie vollautomatisch rechtskonforme elektronische Rechnungen und Bestellbelege im ZUGFeRD/Factur-X und Order-X XML-Verfahren für reibungslosen Datenaustausch.

Mobile Auftragsabwicklung

Erfassung von Arbeitszeit und Material direkt vor Ort über mobile Endgeräte. Digitale Unterschrift des Kunden auf dem Display und sofortige Übertragung ins Büro.

Google Kalender Live-Sync

Direkte Zwei-Wege-Synchronisation. Durch dynamische Farb- und Icon-Codes (z. B. 💵 für Zahlungsverwaltung, ✅ für fertiggestellt) wissen Sie immer, welcher Termin welchen Status hat.

Kunden & Google Contacts

Zentrale Stammdatenverwaltung mit Zwei-Wege-Sync zu Google Contacts. Alle Handwerker und Bürokräfte haben Kundenrufnummern live auf dem Smartphone parat.

IDS Connect & Schnittstellen

Importieren Sie Materialkörbe vom Großhandel (z. B. GC ONLINE PLUS) via IDS Connect mit 1 Klick. DATEV- & CSV-Exporte für Ihren Steuerberater sind nahtlos integriert.

Gemini KI-Assistent

Generieren Sie neue Arbeitsaufträge per Sprache oder Text. Die KI prüft PDF-Drucke auf Datenkonsistenz und optimiert Leistungsbeschreibungen vollautomatisch.

Foto- & Dokumentation

Monteure erfassen Fotos von Baustellen und Mängeln direkt mobil. Dokumente werden sicher archiviert und sind sofort im Büro den entsprechenden Aufträgen zugeordnet.

Zeiterfassung & Spesen

Erfassen Sie Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten live auf der Baustelle. Das System berechnet automatisch Lohnspesen, Verpflegungsmehraufwand und Fahrtzeitpauschalen.

Zertifizierte Sicherheit

Schutz vor unberechtigten Zugriffen mit 2-Faktor-Schutz (FIDO2/WebAuthn), täglichen Backups und gesicherter Serverinfrastruktur in deutschen Rechenzentren.

Cloud-Plattform

Flexibel & geräteunabhängig arbeiten

Unsere Cloud-Plattform benötigt keine aufwendige Installation und keine Wartung durch Ihre eigene IT. Sie greifen von überall sicher über Ihren Webbrowser auf Ihre Unternehmensdaten zu. Ob im Büro auf einem Windows/Mac-PC oder auf Montage via Android/iOS-Tablet – das System passt sich Ihrem Gerät an.

garray.de/dashboard
Sicher und aktuell mit der Online-Plattform
Mobiles Arbeiten

Büro und Baustelle perfekt synchronisiert

Erfassen Sie alle Arbeitsstunden und Materialien direkt beim Kunden digital. Durch das Unterschriftenfeld auf mobilen Geräten zeichnet der Kunde die Leistung direkt auf dem Display ab. Das erspart langwieriges Suchen nach Belegen, manuelle Nacherfassungen und beschleunigt den Zahlungslauf Ihres Betriebs drastisch.

garray.de/auftragszettel
Digitale Abwicklung vor Ort beim Kunden

Die Schnittstellen & Technologien im Detail

Erfahren Sie, wie garray.de modernste Standards und künstliche Intelligenz vereint, um Ihren Handwerksbetrieb effizienter, sicherer und zukunftsfähiger aufzustellen.

Materialbeschaffung & Großhandel

Echtzeit-Schnittstelle zum Großhandel über IDS Connect

Die Digitalisierung der Materialbeschaffung ist einer der größten Hebel zur Zeitersparnis im modernen Handwerk. garray.de verfügt über eine voll integrierte IDS Connect Schnittstelle, die eine direkte Zwei-Wege-Kommunikation mit den Online-Shops Ihrer Hauptgroßhändler (wie GC ONLINE PLUS, Gienger, Sanitärunion und vielen weiteren) ermöglicht. Sie müssen Preise und Artikelnummern nie wieder manuell abtippen oder per Hand in Excel-Tabellen übertragen.

Der Ablauf ist denkar einfach und nahtlos in Ihre tägliche Angebots- und Rechnungsstellung eingebunden: Sie erstellen in garray.de einen neuen Beleg, springen mit einem Klick direkt in den Webshop Ihres Großhändlers, stellen dort Ihren Warenkorb wie gewohnt zusammen und übertragen die Positionen mittels IDS Connect zurück an garray.de. Die Software übernimmt vollautomatisch alle Einkaufspreise, Artikelnummern, Verpackungseinheiten und Beschreibungen.

Zusätzlich können Sie Ihre individuellen Firmen-Aufschlagsätze oder Gewinnmargen vordefinieren. Das System berechnet bei der Übertragung des Materialkorbs direkt die Verkaufspreise für Ihre Endkunden. Auch der Import von Standard-Materialkatalogen über etablierte Schnittstellen wie DATANORM ist vollständig integriert. So behalten Sie die absolute Kontrolle über Ihre Einkaufskonditionen und erstellen Angebote in Rekordzeit.

Gesetzeskonformität & Buchhaltung

E-Rechnungspflicht (ZUGFeRD, XRechnung & GoBD)

Die gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich stellt deutsche Handwerksbetriebe ab dem 1. Januar 2025 vor neue administrative Herausforderungen. Rechnungen an Geschäftskunden, Subunternehmer oder Behörden dürfen nicht mehr als einfache PDF-Dateien oder in Papierform übermittelt werden. Sie müssen als elektronische Rechnung (E-Rechnung) in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übergeben werden.

Mit garray.de sind Sie rechtssicher aufgestellt: Unsere Software generiert standardmäßig hybride Dokumente nach dem aktuellen ZUGFeRD 2.2 (Factur-X)- und XRechnung-Standard. Ein ZUGFeRD-Dokument kombiniert die visuelle PDF-Rechnung (für den Menschen lesbar) mit einer eingebetteten XML-Datei (für die automatische Weiterverarbeitung durch Buchhaltungssoftware). Das bedeutet maximale Kompatibilität mit Behörden, Firmenkunden und Portalen (wie der B&O Service AG).

Unsere automatisierten Validierungsprüfungen stellen sicher, dass alle notwendigen Angaben wie Leitweg-ID (Buyer Reference), Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und genaue Leistungszeiträume fehlerfrei enthalten sind. Zudem erfolgt die Datenhaltung und -archivierung streng nach den Richtlinien der GoBD in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Über die integrierte Schnittstelle exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten und Belege nahtlos an Ihren Steuerberater oder DATEV.

Mobiles Arbeiten & Baustelle

Mobiles Arbeiten & digitale Dokumentation vor Ort

Die Zeiten von unleserlichen Handschriften, zerknitterten Durchschriften und verloren gegangenen Stundenzetteln sind vorbei. garray.de optimiert die Kommunikation zwischen Büro und Außendienst radikal. Ihre Monteure und Techniker greifen vor Ort beim Kunden über jedes Smartphone oder Tablet auf den digitalen Auftragszettel zu. Alle relevanten Informationen wie Kundennamen, Ansprechpartner und Anmerkungen stehen sofort zur Verfügung.

Arbeitszeiten, Anfahrten, Rüstzeiten und das verbrauchte Material können direkt während des Termins minutengenau verbucht werden. Nach Abschluss der Servicearbeiten zeichnet der Kunde den Auftrag direkt auf dem Touchscreen des Mobilgeräts ab. Diese digitale Unterschrift wird sicher im System hinterlegt und auf dem Auftragsbeleg ausgegeben. Das Büro wird in Echtzeit über die Fertigstellung benachrichtigt, wodurch die Rechnung oft noch am selben Tag gestellt werden kann.

Ergänzt wird das System durch eine nahtlose Foto-Dokumentation. Monteure können Mängel, Einbausituationen oder Zählerstände direkt fotografieren und als Anhang im Auftrag speichern. Dies dient nicht nur der lückenlosen internen Dokumentation, sondern bietet Ihrem Betrieb eine wertvolle Beweissicherung bei Gewährleistungsansprüchen oder unklaren Kundennachfragen.

Zukunftstechnologie & KI

Künstliche Intelligenz (KI) im Handwerksbüro mit Gemini

garray.de geht bei der Digitalisierung von Handwerksbetrieben einen revolutionären Schritt weiter: Durch die vollständige Anbindung der Google Gemini AI (Künstliche Intelligenz) bringen wir modernste Sprach- und Textanalysen direkt an Ihren Schreibtisch. Der KI-Assistent entlastet Bürokräfte von monotonen Schreibarbeiten, korrigiert Grammatikfehler und formuliert technische Stichpunkte in kundenfreundliche, verständliche Berichte um.

Ein besonderes Highlight ist die automatisierte Generierung von Arbeitsaufträgen und Terminen. Erhalten Sie beispielsweise eine E-Mail mit einer Schadensmeldung eines Kunden, kopieren Sie den Text einfach in garray.de. Die Gemini-KI analysiert die Mail, extrahiert automatisch das Problem, den vorgeschlagenen Zeitraum, die Kontaktdaten und legt einen fertigen Auftragsentwurf an. Das das spart über den Tag verteilt Stunden an manueller Datenerfassung.

Darüber hinaus unterstützt die KI Sie bei der Qualitätssicherung Ihrer Finanzen. Das Modul führt auf Wunsch ein automatisches PDF-Rechnungs-Audit durch. Hierbei scannt die KI den Beleg vor dem Druck auf logische Unstimmigkeiten, fehlende Pflichtangaben oder unvollständige Leistungsnachweise. Dies minimiert Rückfragen Ihrer Auftraggeber, beschleunigt Freigabeprozesse und schützt Ihren Betrieb effektiv vor Rechnungsfehlern und Mahnungen.

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