Erste Schritte
Vom Angebot bis zur Schlussrechnung
Daten einmal eingeben und für alles weitere nutzen, das spart richtig Zeit! Alle relevanten Angaben aus dem Angebot werden in den Auftrag und anschließend in die Rechnung übernommen. In der Zahlungskontrolle prüfen Sie dann die Zahlungseingänge. Das sorgt für einen effizienten Ablauf.
Für einen kleinen Auftrag brauchen Sie gar kein Angebot, weil alles schon abgesprochen ist? Kein Problem, Sie können an jedem beliebigen Punkt einsteigen und überspringen das, was Sie nicht benötigen. Änderungen können Sie auch nachträglich vornehmen, wenn zum Beispiel eine Abschlagszahlung vereinbart oder eine Gutschrift gewährt wird.
Im Normalfall beginnen Sie im Dashboard mit dem Punkt Angebot. In der Angebotsübersicht klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche “neues Angebot”, oder Sie klicken ein schon erstelltes Angebot aus der Liste an, um es weiter zu bearbeiten. Zur Benennung des Dokuments nutzen Sie am besten den vorgeschlagenen eindeutigen Zeitstempel oder UUI, Sie können aber auch manuell eine Identifikationsnummer vergeben.
Die Eingabemaske ist sehr umfangreich, weil wir viele Optionen anbieten wollen. Natürlich müssen Sie nur die Felder ausfüllen, die Sie auch tatsächlich benötigen. Was nicht ausgefüllt ist, erscheint nicht im fertigen Dokument. Einige Angaben brauchen Sie vielleicht erst zu einem späteren Zeitpunkt, wenn Sie z. B. bei der Auftragserteilung Zahlungsoptionen vereinbaren.
Bei der Adresse haben Sie die Möglichkeit, zwischen Objektadresse und Rechnungsadresse zu unterscheiden, zum Beispiel wenn Arbeiten in einer Mietwohnung ausgeführt werden sollen, Angebot und Rechnung aber an die Adresse des Vermieters gehen. Auch bei den E-Mail-Adressen können Sie differenzieren. In unserem Beispiel erhält nur der Vermieter Angebot und Rechnung per E-Mail, der Mieter aber nicht.
Wenn Sie den Kunden bereits in der Kundenverwaltung angelegt haben, können Sie die Adressdaten mit einem Klick auf “Kunde übernehmen” einfügen. Umgekehrt funktioniert es ebenfalls: Mit "Kunde abgleichen" können Sie überprüfen, ob der Kunde schon in der Kundenverwaltung angelegt ist. Falls nein, können Sie alles übernehmen, Sie können aber auch einzelne Angaben wie z. B. die Adresse ändern.
Wie Sie Ihr Angebot beschreiben, steht Ihnen völlig frei. Sie können im Feld “Texte” erläutern, was geplant ist. Wenn es sich um Standardtätigkeiten handelt, lohnt es sich, schon jetzt die Felder “Zeitdisposition” und “Warendisposition” zu nutzen, um die Angaben später in den Auftrag und die Rechnung zu übernehmen.
Das Feld “Auftraggeber-Unterschrift” ist dazu gedacht, Unterschriften direkt vor Ort elektronisch einzuholen, z. B. zur Annahme des Angebots oder später zur Bestätigung von geleisteten Arbeiten oder Ähnlichem. Das ist als Zusatzoption vorgesehen, falls Sie nicht die Bestätigung per E-Mail einholen.
Bitte vergessen Sie nicht, das Dokument vor dem Verlassen mit der grünen Schaltfläche mit dem Diskettensymbol unten am Bildschirmrand zu speichern. Wir empfehlen auch, gelegentlich zwischendurch zu speichern.
Das angelegte Dokument finden Sie jetzt in der Angebotsverwaltung. Mit Klick auf den Dokumentennamen können Sie das Dokument einsehen und gegebenenfalls die Bearbeitung fortsetzen.
Wenn das Angebot fertig ist, können Sie es mit dem Zahnradsymbol rechts in der Angebotsverwaltung versenden. Nach dem Versand wechselt das E-Mail-Symbol in der Übersicht von blau auf grün. Im Dokument können Sie zudem einen Status wie "offen" oder "weitere Arbeiten erforderlich" vergeben, dadurch ändert sich das E-Mail-Symbol in der Übersicht auf rot bzw. gelb. So können Sie direkt sehen, welches Angebot den Kunden vorliegt und was zu tun ist. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus auf die Einträge in der Spalte Status gehen.
Das vom Kunden angenommene Angebot können Sie auf zwei Wegen in einen Auftrag wandeln. In der Angebotsverwaltung haben Sie mit dem Zahnradsymbol ganz rechts die Möglichkeit, alles automatisch erledigen zu lassen, die einzelnen Schritte werden Ihnen vorab angezeigt. Falls Sie aber noch Änderungen vornehmen wollen oder keine automatische Auftragsbestätigung an den Kunden senden wollen, öffnen Sie das Angebot durch Klick auf den Dokumentennamen und verwenden das Ausklappmenü zur Dokumentenart ganz oben links in der Eingabemaske. Mit dem Ausklappmenü können Sie auch ganz einfach die Art des Dokuments ändern. Wenn Sie z. B. einen anderen Auftrag als Vorlage verwenden wollen, kopieren Sie ihn und wandeln ihn nach Bedarf in ein Angebot o. ä. um.
Sobald das Angebot in einen Auftrag umgewandelt wurde, wird es von der Angebotsverwaltung in die Auftragsverwaltung verschoben. Viele Optionen werden vermutlich erst jetzt relevant, z. B. wer aus Ihrem Team den Auftrag ausführt. Um Mitarbeiter zuordnen zu können, müssen sie zunächst in der Config im Punkt Mitarbeiter angelegt werden. Dort können Sie auch unterschiedliche Benutzergruppen zuweisen, damit z. B. der Außendienstmitarbeiter nur das sieht, was er braucht, und nicht versehentlich Dinge löschen kann.
Nach Fertigstellung des Auftrags wandeln Sie den Auftrag in eine Rechnung um, wie wir das zuvor bei der Umwandlung des Angebots in einen Auftrag beschrieben haben. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Abschlags- oder Korrekturrechnungen zu erstellen und können die Bezahlung bequem im Bereich Zahlungskontrolle verfolgen. Für die Übergabe der Daten an Ihren Steuerberater bieten wir einen DATEV-Upload an.
Für wiederkehrende ähnliche Aufträge haben wir den Bereich Wartungsverwaltung eingerichtet. Auch wenn Sie nicht jedes Mal alle Arbeiten ausführen, können Sie bereits alles anlegen und das, was aktuell nicht benötigt wird, mit der Menge 0 versehen. In Verbindung mit dem Google-Kalender können Sie sich rechtzeitig an Wartungstermine erinnern lassen, den genauen Termin mit dem Kunden abstimmen, den entsprechenden Auftrag erstellen und die Erledigung koordinieren.
Zum Abschluss noch ein allgemeiner Tipp: Für unser Büro hat sich die Arbeit mit mehreren Bildschirmen pro Arbeitsplatz bewährt - so kann man mehrere Vorgänge gleichzeitig öffnen und hat auch noch die E-Mails im Blick. Mit dem besseren Überblick macht die Arbeit noch mehr Spaß!