Die Kundenverwaltung
Kunden können Sie direkt in der Kundenverwaltung eingeben, aus einem Dokument übernehmen oder aus Ihrer bestehenden Kundenverwaltung als CSV-Datei importieren. Merlin vergibt selbstständig Kundennummern. Ihre bereits bestehenden Kundennummern können Sie im Feld "Eigene Kundennummer" eingeben.
Wenn Sie in der Kundenverwaltung einen generellen Preisnachlass für einen Kunden hinterlegen, wird dieser automatisch in jedes Angebot und jede Rechnung übernommen. Einmalige Rabatte sollten Sie deshalb nur im jeweiligen Dokument direkt eintragen.
Die Angaben im Feld Kundenreferenz werden in den generierten PDFs ausgegeben. Für Notizen und Angaben, die nicht in die PDFs übernommen werden sollen, nutzen Sie das Feld "Interne Zusatzangaben".
Wechselnde Wartungsarbeiten
Bei Wartungsarbeiten werden oft nicht alle Tätigkeiten bei jedem Termin ausgeführt, sondern in unterschiedlichen Zyklen. Sie können alle potenziellen Arbeiten als Positionen anlegen und die für den aktuellen Termin nicht benötigten Positionen jeweils mit der Menge 0 versehen. So bleiben sie für zukünftige Termine bereits vorbereitet, erscheinen aber nicht auf dem aktuellen Bericht.
Arbeiten mit dem Google Kalender
Wichtig: Bearbeiten Sie Ihre Termine ausschließlich direkt in Merlin. Änderungen, die Sie manuell im Google Kalender selbst vornehmen, können aus technischen Gründen nicht in Merlin zurückübertragen werden.
Wie arbeiten Google Kalender und Merlin zusammen?
Voraussetzung ist, dass Sie Ihren Google Kalender über den Menüpunkt Config > Google Kalender angebunden haben. Danach können Sie in der Eingabemaske bei der Bearbeitung der Dokumente die Kalenderkoordination aktivieren und so Termine direkt mit eurem Smartphone-Kalender abgleichen.
Was bedeuten die Farben der Termine im Kalender?
Bei der Standardauswahl "Auto" kommt folgendes dynamisches Farbschema zum Einsatz:
- Gelb: Ein neuer Termin wurde angelegt, ist aber noch nicht vom Kunden bestätigt.
- Blau: Das Angebot wurde angenommen und in einen aktiven Auftrag umgewandelt.
- Grau: Der Auftrag wurde abgeschlossen (vom Monteur vor Ort oder vom Büro).
- Orange: Der Auftrag befindet sich in der Rechnungslegung (Rechnung wird erstellt).
- Rot: Die Rechnung wurde versendet; der Vorgang befindet sich in der Zahlungseingangskontrolle.
- Grün: Ein Wartungstermin wurde vorgemerkt, aber noch nicht final bestätigt.
- Lila: Der Termin wurde erfolgreich ins Archiv verschoben.
Kann ich andere Farben für meine Termine vergeben?
Ja. Sie können bei den Farbeinstellungen anstatt der Automatik ("Auto") jede von Ihnen bevorzugte Einzelfarbe für Termine festlegen.
Kann ich Termine anlegen, wenn es noch kein Angebot oder Auftrag gibt?
Ja, dafür gibt es die sogenannten Umlauftermine. Diese können Sie flexibel im Kalender eintragen. Ergibt sich später ein Auftrag daraus, lässt sich der Umlauftermin mit einem Klick in einen regulären Auftrag umwandeln. Auch Adressen können direkt daraus in die Kundenverwaltung übernommen werden.
Abrechnung & Token-System
Wie funktioniert die Token-Abrechnung für Dokumente?
Für jedes Dokument (Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein etc.) wird genau 1 Token fällig, sobald Sie das offizielle PDF generieren, herunterladen oder per E-Mail versenden.
Sind Entwürfe und die Prüfung von Dokumenten kostenlos?
Ja, absolut. Sie können Entwürfe beliebig oft bearbeiten und die HTML-Bildschirmvorschau (HTMLView) kostenlos öffnen, um Tippfehler oder Formatierungen zu überprüfen. Dafür wird kein Token abgezogen.
Muss ich für Korrekturen oder wiederholte Downloads erneut bezahlen?
Nein. Sobald ein Dokument einmalig abgerechnet wurde (erkennbar an dem grünen Status-Badge Abgerechnet in Ihren Listen), ist es dauerhaft freigeschaltet. Jeder spätere Download, das Anzeigen von Lieferscheinen oder der erneute E-Mail-Versand dieses Dokuments sind für Sie vollkommen kostenlos.
Wann genau wird ein Token von meinem Konto abgezogen?
Der Abzug von 1 Token erfolgt in zwei Situationen:
- Wenn Sie ein unbezahltes Dokument als PDF herunterladen, erstellen oder den Lieferschein anzeigen möchten und die Zahlung im Bestätigungs-Modal freigeben.
- Wenn Sie ein unbezahltes Dokument direkt per E-Mail versenden (der Token wird in diesem Fall automatisch beim Versand abgebucht).
Gibt es monatliche Grundgebühren oder Mindestlaufzeiten?
Nein, bei Merlin gibt es keine laufenden Fixkosten, Abos oder Kündigungsfristen. Sie laden Ihr Guthaben einfach bei Bedarf über PayPal auf. Wenn Sie keine Dokumente erzeugen, zahlen Sie auch nichts.
Beleg-Lebenszyklus & Arbeitsabläufe
Wie läuft der Beleg-Lebenszyklus (Angebot -> Auftrag -> Rechnung) ab?
Merlin bildet den kompletten Workflow im Handwerksbetrieb ab:
- Angebot erstellen (Typ 2): Sie legen ein Angebot an. Der Entwurf und die HTML-Bildschirmvorschau sind kostenfrei. Beim ersten PDF-Druck/Mail-Versand wird das Dokument mit 1 Token freigeschaltet.
- Als Auftrag weiterführen (Typ 3): Nimmt der Kunde das Angebot an, führen Sie es über die Beleg-Aktionen als aktiven Auftrag weiter.
- Monteur-Einsatz: Der zugewiesene Monteur arbeitet den Auftrag vor Ort ab. Er erfasst Materialien, Zeiten und Fotos direkt mobil auf seinem Smartphone oder Tablet und lässt den Kunden digital unterschreiben.
- Rechnung schreiben (Typ 1): Nach Fertigstellung führt das Büro den Auftrag mit einem Klick als Rechnung weiter. Da die Dokumentendaten bereits beim Angebot/Auftrag bezahlt wurden, ist das Generieren und Versenden der Rechnung per E-Mail für Sie vollkommen kostenlos.
Was bedeuten die zwei farbigen Punkte in meinen Beleglisten?
Unter jedem Dokument in den Übersichtstabellen sehen Sie zwei Statussymbole, die den Fortschritt beschreiben:
-
Linker Punkt (Arbeitssituation / Service-Status):
• Rot: Service offen (Arbeiten noch nicht gestartet).
• Gelb: Weiterer Service nötig (Folgetermin erforderlich).
• Grün: Service abgeschlossen (technisch fertiggestellt).
• Grau: Kein Status gesetzt.
-
Rechter Punkt (Auftragsstatus / Monteur-Status):
• Grau: Gestoppt oder noch keinem Monteur zugewiesen.
• Gelb: In Bearbeitung (Monteur ist zugewiesen/aktiv).
• Grün: Abgeschlossen (Monteur hat die Arbeit vor Ort beendet).
Archivierung & Beleg-Historie
Was passiert genau, wenn ich ein Dokument archiviere?
Sobald Sie ein Dokument in das Archiv verschieben (über das Dropdown-Menü in der Buchhaltung), führt das System im Hintergrund folgende Schritte aus:
- Die Versionsnummer des Belegs wird automatisch um 1 erhöht.
- Das Dokument wird als archiviert markiert (`Archived = true`) und aus den aktiven Arbeitslisten ausgeblendet.
- Kalenderbereinigung: Alle mit diesem Beleg verknüpften Termine und Events werden automatisch aus Ihrem Google Kalender gelöscht, damit Ihr Kalender übersichtlich bleibt.