Häufige Fragen
Die Kundenverwaltung
Kunden können Sie in der Kundenverwaltung eingeben, aus einem Dokument übernehmen oder aus Ihrer bestehenden Kundenverwaltung als CSV-Datei importieren. G array vergibt selbständig Kundennummern, Ihre bestehenden Kundennummern können Sie im Feld "Eigene Kundennummern" eingeben.
Wenn Sie in der Kundenverwaltung einen Preisnachlass eingeben, wird der in jedes Angebot und jede Rechnung übernommen. Einmalige Preisnachlässe geben Sie deshalb nur im jeweiligen Dokument ein.
Die Angaben im Feld Kundenreferenz werden in den PDFs ausgegeben. Für Angaben, die nicht in die PDFs übernommen werden sollen, nutzen Sie das Feld "Interne Zusatzangaben".
Wechselnde Wartungsarbeiten
Bei Wartungsarbeiten werden oft nicht alle Arbeiten bei jedem Termin ausgeführt, sondern in verschiedenen Abfolgen. Sie können alle Arbeiten anlegen und die nicht benötigten jeweils mit der Menge 0 versehen, dann ist für die weiteren Termine schon alles vorbereitet.
Arbeiten mit dem Google Kalender
Wichtig: Bearbeiten Sie Ihren Termine ausschließlich in G array. Änderungen, die Sie im Google Kalender selbst vornehmen, werden nicht in G array übernommen.
Wie arbeiten Google Kalender und G array zusammen?
Voraussetzung ist, dass Sie bereits einen Google Kalender eingerichet haben. Dann können Sie diesen Kalender über den Punkt Config > Google Kalender einbinden. Danach können Sie in der Eingabemaske bei der Bearbeitung der Dokumente den Punkt Google Kalender verwenden und so Ihre Termine koordinieren.
Was bedeuten die Farben der Termine?
Bei der Standardauswahl "Auto" kommt folgendes Farbschema zum Einsatz:
Gelb: Ein Termin wurde angelegt, aber noch nicht bestätigt
Blau: Der Kunde hat das Angebot angenommen und es wurde in einen Auftrag umgewandelt.
Grau: Der Auftrag wurde abgeschlossen, entweder durch den Monteur vor Ort oder durch das Büro.
Orange: Der Auftrag befindet sich in der Rechnungsverwaltung, die Rechnung wird erstellt.
Rot: Die Rechnung wurde versendet, der Vorgang befindet sich in der Zahlungseingangskontrolle.
Grün: Ein Wartungstermin wurde vorgemerkt, aber noch nicht bestätigt. Nach der Bestätigung durch den Kunden durchläuft der Vorgang das Farbschema wie oben beschrieben.
Lila: Ein Termin wurde ins Archiv verschoben.
Kann ich andere Farben für die Termine vergeben?
Ja, Sie können bei den Farben anstatt "Auto" die von Ihnen bevorzugten Farben auswählen.
Kann ich Termine anlegen, wenn es kein Angebot bzw. Auftrag gibt?
Dafür gibt es die sogenannten Umlauftermine, die Sie im Kalender anlegen können. Falls sich daraus ein Auftrag ergibt, können Sie den Umlauftermin in einen Auftrag wandeln. Sie können auch Adressen aus dem Termin in die Kundenverwaltung übernehmen.