Leistungsbeschreibung

1. Präambel & Zweckbestimmung

Die geuenich globalgroup gmbH stellt mit der Online-Plattform garray.de eine webbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zur Verfügung, die speziell für Handwerksbetriebe, Dienstleister und mittelständische Unternehmen konzipiert ist.

Zweck der Anwendung ist die durchgängige Digitalisierung des kaufmännischen und operativen Belegflusses – von der ersten Kundenanfrage (Angebot) über die Disposition (Auftrag & Kalender) und die mobile Leistungserfassung vor Ort beim Kunden (Digitale Unterschrift) bis hin zur gesetzeskonformen Abrechnung und Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung (DATEV).

Die Anwendung läuft vollständig im Webbrowser. Es ist keine lokale Installation von Softwarekomponenten auf den Endgeräten des Kunden erforderlich. Systempflege, Updates und die Bereitstellung der Serverinfrastruktur erfolgen vollumfänglich durch den Anbieter.

2. Funktionale Leistungsmerkmale

Die Plattform gliedert sich in verschiedene, nahtlos ineinandergreifende funktionale Module, die den täglichen Workflow im Büro und auf der Baustelle abbilden.

2.1 Kunden- & Stammdatenverwaltung (CRM)

Zentrales Modul zur Speicherung und Pflege aller kunden- und lieferantenspezifischen Stamm- und Bewegungsdaten.

• Kundenabgleich & -übernahme: Automatisierter Abgleich eingegebener Adressdaten mit dem Stammdatenbestand. Möglichkeit zur Übernahme neuer Kunden direkt aus der Belegerfassung mit der Funktion "Kunde abgleichen".
• Adressdifferenzierung: Systemseitige Trennung zwischen standardmäßiger Rechnungsadresse und abweichender Objekt- bzw. Ausführungsadresse (z. B. bei Arbeiten an Mietobjekten).
• Kommunikationskanäle: Hinterlegung mehrerer E-Mail-Adressen mit getrennten Zuweisungen für den Belegversand.

2.2 Angebots- & Auftragswesen

Erfassung von Leistungen, Dienstleistungen und Materialien zur Angebotserstellung und anschließenden Auftragsabwicklung.

• 1-Klick-Wandlung: Durchgängiger Workflow zur automatischen Konvertierung angenommener Angebote in Aufträge und Rechnungen ohne Neueingabe von Daten.
• UUID- & Zeitstempel-Codierung: Eindeutige und manipulationssichere Identifikation von Dokumenten durch systemseitig vorgeschlagene UUIDs oder Zeitstempel, alternativ manuelle Nummernkreise.
• Textdisposition: Freie Gestaltungsmöglichkeit der Belegtexte sowie vordefinierte Warendispositionen für Standardtätigkeiten.

2.3 GoBD-konforme Fakturierung & E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)

Das Abrechnungsmodul entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

• Flexible Rechnungsarten: Erstellung von Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Ratenzahlungen sowie Gutschriften und Stornos.
• Zahlungskontrolle: System zum manuellen Abgleich eingehender Bankzahlungen mit offenen Belegen samt farbcodierter Statusverfolgung (unbezahlt, gemahnt, bezahlt).

2.4 Mobiler Außendienst (Digitale Arbeitszettel)

Möglichkeit der zeit- und ortsunabhängigen Erfassung erbrachter Dienstleistungen direkt beim Kunden vor Ort durch Außendienstmitarbeiter.

• Elektronische Signatur: Direktes elektronisches Unterschriftenfeld zur Freigabe und Bestätigung des Arbeitszettels durch den Auftraggeber auf mobilen Touch-Displays.
• Echtzeitübertragung: Sofortige Übermittlung aller erfassten Zeiten und Materialien nach Unterschrift in die Rechnungsverwaltung des Büros.

2.5 Schnittstellen-Integration (DATEV, Google)

garray.de bietet native Schnittstellen zur Anbindung etablierter Drittsysteme:

• DATEV-Export: Exportfunktion zur nahtlosen Übergabe von Buchungsdaten und Ausgangsrechnungen im standardisierten DATEV-Format an den Steuerberater.
• Google Kalender Live-Sync: Automatische Synchronisation von Terminen. Das System kennzeichnet Termine im Google Kalender vollautomatisch mit vordefinierten Farb- und Emojicodes entsprechend dem aktuellen Auftrags- und Abrechnungsstatus (z. B. 🛠️ für Montage, 💵 für Rechnungsprüfung, ✅ für abgeschlossen).
• Google Maps: Integration zur einfachen Routenberechnung und Anfahrtszeitenplanung direkt aus der Auftragsmaske heraus.

2.6 Wartungs- & Vertragsverwaltung

Modul zur Verwaltung wiederkehrender Prüf-, Wartungs- oder Serviceleistungen. Ermöglicht das Anlegen von Daueraufträgen mit automatischer Wiedervorlage und Fälligkeitserinnerung im Google Kalender.

3. Systembetrieb, Hosting & Verfügbarkeit

3.1 Systemverfügbarkeit (SLA)

Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der SaaS-Dienste von **99,5 % im Jahresdurchschnitt** (gemessen am Server-Port des Rechenzentrums). Ausgenommen hiervon sind geplante Wartungsfenster, die dem Kunden mindestens 48 Stunden vorab angekündigt werden und bevorzugt außerhalb der Kernarbeitszeiten (Werktags 08:00 - 18:00 Uhr) durchgeführt werden.

3.2 Hosting & Datenschutz

Das Hosting der Plattform und die Speicherung sämtlicher Kundendaten erfolgen ausschließlich in ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland.

Kriterium	Spezifikation
Serverstandort	Deutschland (DSGVO-konform)
Zertifizierung	ISO/IEC 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem)
Verschlüsselung (Transit)	SSL/TLS (HTTPS) nach aktuellem BSI-Standard
Zugriffsschutz	Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/WebAuthn) optional aktivierbar

4. Datensicherung & Recovery (Backup)

Zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Absicherung gegen Datenverluste führt der Anbieter automatisierte Sicherungsverfahren durch:

• Backup-Frequenz: Vollständige Datensicherung aller Datenbanken und hochgeladenen Dateien im 24-Stunden-Rhythmus (täglich nachts).
• Aufbewahrungsdauer: Backups werden verschlüsselt gespeichert und über einen rollierenden Zeitraum von 14 Tagen vorgehalten.
• Wiederherstellung: Im Falle eines schwerwiegenden Systemfehlers beträgt die maximale Wiederherstellungszeit (RTO - Recovery Time Objective) 4 Stunden ab Beginn der Störungsbeseitigung.

5. Support & Weiterentwicklung

Der Anbieter entwickelt die Softwareplattform kontinuierlich weiter. Funktionserweiterungen, Optimierungen der Benutzeroberfläche sowie die Anpassung an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen (wie GoBD oder E-Rechnungsverordnungen) sind Teil der laufenden Pflegeleistungen und für den Kunden im Abonnement-Preis enthalten.

Kundensupport: Der Support bei Anwenderfragen oder Systemstörungen steht dem Kunden über folgende Kanäle zur Verfügung:

• E-Mail-Support: support@garray.de (Verfügbarkeit: Werktags 09:00 - 17:00 Uhr)
• Reaktionszeit: Bei geschäftskritischen Fehlern (Systemausfall) erfolgt eine Rückmeldung und Analyse innerhalb von maximal 2 Stunden während der Supportzeiten. Bei sonstigen Anfragen beträgt die Reaktionszeit maximal 24 Stunden.